22 CÁCH ĐỂ QUẢN LÝ VÀ TĂNG DÒNG TIỀN KINH DOANH NHỎ

Nói một cách ví von, nếu bán hàng là cơ bắp của một doanh nghiệp thì dòng tiền (cash flow) chính là dòng máu nuôi sống doanh nghiệp đó.

Dòng tiền chảy vào công ty thường xuyên và đều đặn là điều vô cùng cần thiết để công ty có thể chi trả các chi phí về nhân lực, mua nguyên vật liệu, và theo nghĩa đen là giữ cho công ty “sáng đèn” và “mở cửa”. Nhiều công ty buộc phải làm chậm nhịp tăng trưởng của họ chỉ đơn giản vì dòng tiền vào của họ không đủ để chi trả các chi phí đầu ra.

Đẩy nhanh dòng chảy - chuyển đổi doanh số thành tiền càng sớm càng tốt - và tăng mức chênh lệch giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra để xây dựng một bước đệm về mặt tài chính là điều tối cần thiết cho sự tăng trưởng lâu dài, bền vững của mọi công ty, dù lớn hay nhỏ.

CÁC CHIẾN LƯỢC ĐỂ TĂNG SỐ DƯ TIỀN MẶT & TĂNG TỐC ĐỘ DÒNG CHẢY TIỀN MẶT

Hầu hết các ngân hàng hiện nay đều có cơ chế trả lãi cho các tài khoản giao dịch , mặc dù có yêu cầu một số dư tối thiểu nhất định. Vì lãi suất của loại tài khoản này thường thấp hơn lãi suất của tài khoản tiết kiệm , chứng chỉ tiền gửi (CD) hoặc tài khoản tiền tệ , do đó hãy giữ phần lớn số tiền của bạn trong các tài khoản thanh toán cao hơn .

Sau đó, chuyển các khoản tiền cần thiết từ tài khoản thanh toán cao hơn để đáp ứng yêu cầu số dư tối thiểu trong tài khoản giao dịch có trả lãi cộng với tổng số thanh toán dự kiến sẽ đến hạn vào tuần hoặc tháng đó.

Rõ ràng việc giữ cho thanh khoản tiền mặt là điều rất quan trọng, vì vậy, hãy tránh các CD dài hạn, đầu tư vào CD không có hình phạt hoặc chỉ đầu tư một phần tiền mà bạn sẽ không cần dùng đến cho đến khi CD đáo hạn.

Ngoài ra, hãy yêu cầu khách hàng của bạn thực hiện thanh toán trực tiếp vào tài khoản có lợi nhuận cao hơn cho các khoản phải thu để có được tiền lãi ngay lập tức.

Các thiết bị vô ích , lỗi thời và không hoạt động chiếm nhiều không gian và vốn liếng có thể được sử dụng hiệu quả hơn. Thiết bị đã được sở hữu trong một thời gian dài hơn thường sẽ có giá trị sổ sách bằng hoặc ít hơn giá trị còn lại, do đó, việc bán hàng có thể dẫn đến thu nhập chịu thuế. Lợi ích này nên được báo cáo trên hồ sơ thuế của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn phải bán dưới giá trị sổ sách, bạn sẽ phải chịu một khoản lỗ thuế, có thể được sử dụng để bù đắp lợi nhuận khác của công ty.

Hàng tồn kho dư thừa có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời và vô giá trị khi yêu cầu của khách hàng thay đổi và các vật liệu mới được ra mắt. Cân nhắc bán bất kỳ hàng tồn kho nào không có khả năng được sử dụng trong 12 tháng tới trừ khi chi phí để giữ lại là tối thiểu và tiền thu được từ việc bán sẽ không đáng kể.

Khi làm việc với một đơn hàng duy nhất hoặc thông thường , yêu cầu một chi phí bỏ ra an toàn bằng tối thiểu 50% tổng giá trị. Các sản phẩm có một không hai có giá trị doanh thu giới hạn, thường chỉ dành cho người hoặc công ty đặt hàng.

Nếu không có tiền đặt cọc, bạn có thể đối mặt với rủi ro là khoản phí phải trả bị giảm tại thời điểm giao hàng Có một khoản tiền đặt cọc sẽ làm giảm khả năng tổn thất tài chính trong tình huống xấu nhất.

Để chắc chắn rằng khách hàng hiểu chính sách của bạn và đưa nó vào hợp đồng để tránh những khó khăn trong tương lai.

Ngược lại, nên tránh những khoản đặt cọc với nhà cung cấp của bạn khi đặt hàng. Yêu cầu xem xét lịch sử tín dụng của bạn và mối quan hệ tốt đẹp giữa hai công ty thay vì yêu cầu tiền mặt của bạn, cái mà có thể sẽ được sử dụng tốt hơn ở nơi khác.

Một số khách hàng, do quy mô hoặc chính sách của họ, sẽ từ chối ký kết hợp đồng đã được đặt cọc ban đầu. Thay vì mất cơ hội làm ăn, hãy thương lượng các điều khoản thanh toán và điểm chuẩn vượt quá hoặc song song với chi phí của bạn.

Ví dụ: Một hợp đồng xây dựng thông thường có thể cho phép thanh toán 15% khi hoàn thành về mặt kỹ thuật, thêm 25% khi vật liệu được giao đến công trường và 50% số tiền hợp đồng ở các điểm chuẩn tiến độ cụ thể. 10% còn lại của giá hợp đồng thường được giữ bởi người mua cho đến khi kiểm tra và chấp nhận hoàn toàn.

Nếu sản phẩm của bạn được bán với bất kỳ điều kiện nào kèm theo, hoặc dịch vụ bạn cung cấp được xác định trong hợp đồng giữa bạn và người mua, bạn phải nhận thức được các yêu cầu chính xác mà bạn mong đợi.

Bất kỳ thay đổi nào trong các yêu cầu đó có thể cho phép bạn tìm kiếm thêm tiền phụ thuộc vào hiệu suất công việc . Thất bại trong việc tìm kiếm khoản bồi thường phù hợp sẽ gây hại cho công ty của bạn theo hai cách:

Bạn không nhận được thêm tiền và chi phí của bạn tăng lên.

6. GIẢM GIÁ ƯU ĐÃI CHO VIỆC THANH TOÁN NHANH

Phát triển chương trình giảm giá để khuyến khích thanh toán nhanh, thu tiền nợ cho bạn càng nhanh càng tốt. Điều khoản thanh toán thông thường cho phép thời hạn 30 ngày để chuyển tiền sau khi nhận được hóa đơn, chiết khấu 2% nếu được thanh toán trong vòng 10 ngày . Bạn có thể cung cấp nhiều hơn, ít hơn hoặc không giảm giá cho thanh toán, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và khách hàng của bạn.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng khả năng bạn đưa ra chính sách thu hồi sẽ phụ thuộc vào sức mạnh tương đối của bạn so với khách hàng . Một tài khoản lớn có thể được giảm giá và vẫn trả chậm.

Một hình phạt dành cho những người trả tiền chậm là “cây gậy “trong chính sách “ cây gậy và củ cà rốt “ , “củ cà rốt “ có nghĩa là giảm giá cho thanh toán sớm. Mặc dù việc thu lãi có thể không thực hiện được trong mọi trường hợp, sự hiện diện của chính sách sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng của thanh toán đúng hạn đối với khách hàng.

Theo đuổi các tài khoản cũ phải thu đòi hỏi sự cống hiến và thời gian, và có thể nhanh chóng đạt đến điểm giảm lợi nhuận cho nhân viên của bạn.

Rất ít doanh nghiệp nhỏ có các nguồn lực, đào tạo hoặc kinh nghiệm để theo đuổi hiệu quả các tài khoản quá hạn. Hơn nữa, những khách hàng quá 60 ngày chưa thanh toán mà không có lý do chính đáng thì hiếm khi được tiếp tục đảm bảo mối quan hệ và thường yêu cầu các biện pháp cứng rắn để buộc thanh toán.

Các bên thứ ba thu nợ hộ rất giỏi làm việc với các tài khoản đó và thường sẵn sàng theo đuổi việc thu tiền bằng chi phí của mình để đổi lấy phần trăm tiền lãi thu được. Trong một số trường hợp, các bên này sẽ chỉ đơn giản là mua khoản nợ quá hạn từ doanh nghiệp với giá chiết khấu và chịu mọi rủi ro về việc thu nợ.

Mặc dù chi phí cho việc thu nợ của bên thứ ba khi so sánh với số dư tài khoản ban đầu là quá cao, nhưng sự thay thế của bạn có thể không có khoản thanh toán nào cả.

Nếu sản phẩm của bạn thường xuyên được tiêu thụ và mua lại nhiều lần trong năm, hãy lập một chương trình đăng ký trong đó khách hàng trả trước cho sản phẩm và giao hàng.

Báo chí, tạp chí, truyền hình cáp, các khu tham quan và bảo trì hồ bơi là những ví dụ về các sản phẩm và dịch vụ cho vay theo mô hình đăng ký.

Ngoài việc nhận tiền mặt để trang trải chi phí trong tương lai, bạn có những lợi thế của việc đảm bảo doanh số trong tương lai và lên lịch trình tài nguyên dễ dàng hơn.

Các chương trình Layaway rất phổ biến trước khi sử dụng rộng rãi thẻ tín dụng cá nhân vào cuối những năm 1950. Chương trình Layaway cho phép khách hàng chọn một sản phẩm cụ thể, sau đó sẽ được mua và giao hàng trong tương lai khi thanh toán đã được hoàn thành. Người bán có quyền sử dụng tiền mặt trước khi phát sinh chi phí của sản phẩm.

Hạch toán kế toán đặc biệt của tiền mặt nhận được là bắt buộc, vì vậy hãy chắc chắn kế toán của bạn biết về chương trình.

11. BẮT ĐẦU MỘT KHOẢN TÍN DỤNG PHẢI THU

Bất chấp những nỗ lực tốt nhất, ngay cả các công ty được quản lý tốt nhất cũng phải chịu một khoảng trễ giữa chi phí sản xuất sản phẩm - chi phí đầu tư - và nhận thanh toán sau khi bán - dòng tiền vào. Độ trễ này được thể hiện bằng số dư tài khoản phải thu như một tài sản hiện tại trên sổ sách của công ty.

Hầu hết các ngân hàng sẵn sàng cho vay tới 80% số dư tài khoản phải thu, từ đó cung cấp tiền mặt cho người vay tại thời điểm cho vay, thay vì chờ đợi cho đến khi tài khoản được thu thập. Số tiền cho vay thay đổi lên xuống khi các tài khoản cũ được thu thập và các tài khoản mới được thêm vào khoản vay. Trong khi khoản vay được thế chấp bằng các khoản phải thu, công ty - và có thể là chủ sở hữu của công ty - vẫn là người bảo lãnh cho khoản nợ.

12. THIẾT LẬP MỘT HÀNG TỒN KHO TÍN DỤNG

Hàng tồn kho nguyên liệu, sản phẩm trong quá trình sản xuất và thành phẩm đang chờ bán được coi là tài sản hiện tại và đòi hỏi chi phí tiền mặt đáng kể để có được và duy trì chúng.

Người cho vay, nhận ra giá trị và khả năng những vật liệu tồn kho này sẽ chuyển đổi thành doanh thu trong tương lai gần và trung gian, sẽ chấp nhận hàng tồn kho dưới dạng tài sản thế chấp và tỷ lệ cho vay của số dư hàng tồn kho dựa trên thành phần của nó - trong hầu hết các trường hợp, lên tới 50% giá trị của nó.

Giống như một khoản vay phải thu, số dư sẽ thay đổi lên xuống khi mức tồn kho thay đổi và người vay sẽ vẫn là người bảo lãnh. Các khoản vay hàng tồn kho gây rắc rối cho người vay vì hàng tồn kho vật lý phải được lấy thường xuyên và có giá trị theo giá thị trường hiện tại, thường là hàng tháng và sau đó được đối chiếu với giá trị sổ sách của công ty và ngân hàng.

Hoạt động mua bán nợ thường liên quan đến một bên thứ ba, công ty tài chính phi ngân hàng, hoặc “người ăn hoa hồng ”, có thể tăng tỷ lệ thương lượng, từ 75% đến 80%, trong các tài khoản cá nhân trong số dư tài khoản phải thu.

Khi các tài khoản được thu thập bởi công ty, khoản tạm ứng được trả hết, cộng với một khoản phí cho người ăn hoa hồng. Trong một số trường hợp,người ăn hoa hồng có thể mua các tài khoản với giá chiết khấu và chịu trách nhiệm và rủi ro của việc thu tiền.

Cho dù công ty hoặc chủ sở hữu vẫn là người bảo lãnh các tài khoản là vấn đề thương lượng giữa công ty và người ăn hoa hồng . Sắp xếp hoạt động mua bán nợ thường đắt hơn (nhưng ít hạn chế hơn) so với các khoản cho vay phải thu tại các ngân hàng được quy định, vì vậy chỉ nên thực hiện một thỏa thuận sau khi một thỏa thuận cho vay phải thu tài

khoản tiêu chuẩn đã bị từ chối.

CÁC CHIẾN LƯỢC ĐỂ GIẢM VÀ TRÌ HOÃN RÚT TIỀN MẶT

Chương trình thanh toán hai tháng một lần yêu cầu 24 chu kỳ thanh toán mỗi năm trái ngược với 26 chu kỳ thanh toán cho chương trình thanh toán hai tuần một lần, do đó giảm chi phí hành chính trong việc thu thập, xác minh và lập bảng thông tin bảng lương.

Tiết kiệm chi phí bổ sung có sẵn bằng cách sử dụng tiền gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên , thay vì viết và giao tiền lương.

Chuyển tiền cho bảng lương ngay trước thời hạn trả lương từ tài khoản

kiểm tra thu nhập lãi thường xuyên của công ty.

Các phương tiện đi lại nếu được bảo trì đúng cách sẽ dễ dàng đi được 100.000 dặm trở lên. Máy móc hiện đại cũng bền và cung cấp dịch vụ trong nhiều năm.

Ví dụ, máy kéo John Deere, máy ủi bánh xích và thiết bị đường bộ từ những năm 1950 và 1960 vẫn được sử dụng trên toàn quốc. Máy móc văn phòng thường trở nên lỗi thời trước khi nó bị hao mòn.

ĐỂ GIẢM THIỂU HOẶC LOẠI BỎ NHỮNG KHOẢN SỬA CHỮA VÀ THAY THẾ TỐN KÉM:

Thiết lập một chương trình bảo trì thường xuyên cho thiết bị.

Sử dụng các bộ phận được tân trang và thay thế từ các nhà cung cấp và nhà sản xuất bên thứ ba khi cần thiết, thay vì các bộ phận được sản xuất ban đầu.

Hợp đồng với một cơ sở sửa chữa địa phương để xử lý các sửa chữa phức tạp hoặc bảo trì vượt quá khả năng trong nhà. Độc quyền thương mại cho một mức giá chiết khấu.

Các sản phẩm mới, đặc biệt là các thiết bị điện tử, liên tục được giới thiệu với các tính năng tiên tiến. Nhưng trước khi không chịu nổi sự kích thích của quảng cáo, hãy xác nhận rằng các tính năng mới sẽ cung cấp và cải tiến hiệu suất có ý nghĩa trong cách bạn sử dụng sản phẩm đó trong doanh nghiệp của mình.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ khám phá ra rằng lợi ích không xứng đáng với chi phí tăng thêm. Hãy cứ sử dụng thiết bị hiện tại của bạn cho đến khi không thể sửa chữa nó với chi phí chính đáng hoặc cho đến khi yêu cầu công việc thay đổi và yêu cầu nâng cấp thiết bị.

Thiết bị đã qua sử dụng trong điều kiện tốt thường có thể thực hiện các công việc cần thiết như một bộ máy mới. Nếu bạn cần thiết bị, hãy tìm kiếm các quảng cáo và đấu giá trong khu vực của bạn, đặc biệt tìm kiếm các công ty có tài sản bị tịch thu và đang được người cho vay bán.

Bạn có thể mua sản phẩm chất lượng, thiết bị đã qua sử dụng để tiết kiệm tới 80% giá thiết bị mới, mà không bị suy giảm công dụng tương đương.

Trong những năm gần đây, lãi suất đã giảm. Và do hậu quả của suy thoái kinh tế, chính phủ liên bang cũng đã khởi xướng một số chương trình để kích thích ngân hàng cho các doanh nghiệp nhỏ vay, cũng như bảo lãnh từ Cục quản lý xí nghiệp nhỏ Hoa Kỳ để tạo điều kiện cho vay.

Xem lại các hạn mức tín dụng hiện tại của bạn để xác định xem bạn có thể đủ điều kiện hưởng lãi suất thấp hơn hay thời hạn kéo dài hay không.

Nếu có thể, hãy xem xét thêm một dòng tín dụng có thể được sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Luôn chắc chắn đọc và hiểu các điều kiện gắn liền với LOC , bao gồm chi phí, thời lượng và bất kỳ điều kiện nào để có thể sử dụng nó.

19. TRÌ HOÃN NÂNG CẤP SẢN PHẨM

Nâng cấp công nghệ - phần mềm và phần cứng - xảy ra vài lần mỗi năm.

Thông thường, sự thay đổi giữa một phiên bản và phiên bản tiếp theo là tối thiểu hoặc thêm các tính năng mà bạn sẽ không sử dụng. Hãy thận trọng khi mua hoặc nâng cấp máy tính để bàn, điện thoại di động, v.v.

Hãy xem xét phần mềm nguồn mở, thường miễn phí hoặc có sẵn cho một khoản đóng góp nhỏ. Nếu phần mềm cung cấp bảo mật gia tăng đối với dữ liệu của bạn bằng cách ngăn chặn các tin tặc phá hủy hoạt động kinh doanh của bạn để đe dọa bạn , bạn nên suy nghĩ nghiêm túc trước khi quyết định không nâng cấp. An toàn và bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu.

Trì hoãn thanh toán cho các nhà cung cấp đến ngày cuối cùng có thể phù hợp với các điều khoản bán hàng. Nếu không có hình phạt cho các khoản thanh toán muộn, hãy đặt chu kỳ thanh toán từ 45 đến 60 ngày kể từ khi nhận hóa đơn. Mặc dù làm chậm dòng tiền ra là rất quan trọng, nhưng điều quan trọng không kém là duy trì xếp hạng tín dụng tốt và quan hệ thân mật với các nhà cung cấp quan trọng.

Xin lưu ý rằng thanh toán chậm có thể dẫn đến mối liên hệ với nhà cung cấp sẽ bị ảnh hưởng. Trong những trường hợp đó, hãy cảnh giác rằng tất cả các khoản thanh toán trong tương lai như đã hứa. Nếu bạn buộc phải trì hoãn thanh toán, hãy liên hệ với nhà cung cấp càng sớm càng tốt với lời giải thích và kế hoạch đối với khoản nợ của bạn.

Tiếp cận những nhà cung cấp cũng là khách hàng về một giao dịch mà trong đó mỗi công ty nhận được tất cả hoặc một phần khoản thanh toán tương ứng của họ dưới dạng thành phẩm.

Do giá trị trao đổi thường được đặt ở mỗi giá bán lẻ tương ứng của một công ty, nên một thỏa thuận đổi hàng có hiệu quả cung cấp một mức chiết khấu trực tiếp với số tiền bằng với biên lợi nhuận ròng trên sản phẩm của bạn và cho phép bạn duy trì số tiền được sử dụng.

Từ góc độ thuế thu nhập, các sản phẩm bạn nhận được từ các nhà cung cấp của bạn phải được báo cáo là tổng thu nhập trong năm nhận, trong khi hàng hóa hoặc dịch vụ bạn cung cấp là giá vốn hàng hóa

Mặc dù chiến lược này có thể xuất hiện trái với nhu cầu lưu trữ tiền mặt, nhưng nó cho thấy sự cần thiết phải luôn linh hoạt mọi lúc trong mọi loại môi trường thị trường.

Trong suốt thời gian khó khăn, các mục tiêu của nhà cung cấp có thể là tiến hành dự trữ tiền mặt càng nhiều càng tốt, ưu tiên tiền mặt hơn lợi nhuận. Trong những trường hợp đó, họ có thể tung ra giảm giá mạnh để đổi lấy tiền mặt. Nếu chiết khấu lớn hơn cho thấy công dụng của tiền mặt,

hãy lấy nó.

Tương tự, nếu bạn trả bằng tiền mặt khi mua hàng có giá trị nhỏ, nên thương lượng giảm giá thêm từ người bán vì bạn đang tiết kiệm cho họ phí xử lý thẻ tín dụng. Nếu họ không sẵn sàng giảm giá, hãy sử dụng thẻ tín dụng để thanh toán, nhưng phải trả phí cho công ty thẻ tín dụng trước khi tiền lãi được ghi nợ vào tài khoản.

Nếu bạn sử dụng một trong các loại thẻ tín dụng doanh nghiệp nhỏ tốt nhất, bạn sẽ nhận được thêm phần thưởng - dặm hoặc điểm cho các hãng hàng không, khách sạn và các bữa ăn - sẽ tiết kiệm được tiền ở nơi khác.

Nguồn gốc của biểu hiện “tiền mặt là vua” là không rõ, nhưng hiệu lực của nó trong thế giới kinh doanh chưa bao giờ bị chối bỏ. Apple, công ty đã tạo ra những sản phẩm mang tính biểu tượng như iPhone và iPad, được cho là có sẵn 100 tỷ đô la tiền mặt để tận dụng những món hời bất ngờ hoặc trang trải chi phí khi doanh số thấp hơn dự kiến.

Sự linh hoạt về tài chính rất quan trọng đối với mọi công ty, đặc biệt khi môi trường kinh tế trong tương lai không rõ ràng. Sử dụng các chiến lược dòng tiền được đề xuất ở trên có thể xây dựng số dư ngân hàng của bạn, mở rộng số lượng những chiến lược có sẵn cho bạn với tư cách là một công ty và giảm khả năng bạn sẽ bị buộc phải thực hiện các hành động khó chịu hoặc gây phiền nhiễu.